Lohnausweis – Informationen für Arbeitgeber

Aktualisiert am 22. August 2026. Geprüft wurden die Ausstellungsfrist, die Adressaten des Lohnausweises, die Hilfsmittel der ESTV und die Regeln zur elektronischen Übermittlung. Geändert hat sich seit der Erstveröffentlichung: Die Angabe, der Lohnausweis müsse spätestens bis Ende Februar ausgestellt werden, liess sich weder im DBG noch in der ESTV-Wegleitung bestätigen und wurde korrigiert. Die Wegleitung ist seit dem 1. Januar 2026 in neuer Fassung gültig; der Kilometeransatz für die geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeugs beträgt neu 75 Rappen und Naturalgeschenke sind bis CHF 600 pro Jahr deklarationsfrei. Die Liste der Kantone mit Pflicht zur direkten Zustellung an die Steuerverwaltung wurde konkretisiert. Unverändert gültig sind: die Pflicht jedes Arbeitgebers, jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter einen Lohnausweis auszustellen, die kostenlose Applikation eLohnausweis SSK, die Anforderungen an vollständige Angaben sowie die Zulässigkeit der elektronischen Zustellung.

Grundlagen des Lohnausweises

Der Lohnausweis ist ein offizielles Dokument, das jedem Arbeitnehmer in der Schweiz jährlich vom Arbeitgeber ausgestellt wird. Er gibt Auskunft über den ausbezahlten Lohn sowie über sämtliche Zuwendungen, Leistungen und Zulagen und ist für die Steuererklärung unerlässlich.

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Neu ab dem Lohnausweis 2026: Es gilt ein Kilometeransatz von 75 Rappen für die geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeugs. Naturalgeschenke und Zutrittskarten sind bis maximal CHF 600 pro Jahr deklarationsfrei.

Angemessene und genaue Erfassung der Daten

Die Erstellung eines Lohnausweises erfordert eine sorgfältige Erfassung von Daten. Dazu gehören neben Name und Adresse des Arbeitnehmers auch detaillierte Angaben zu Lohn, Bonuszahlungen, Überstunden, Abzügen für Steuern, Sozialversicherungen und weiteren finanziellen Elementen. Die Genauigkeit dieser Daten ist von grosser Bedeutung, da sie die Grundlage für die Steuerberechnung bilden.

Um einen Lohnausweis ausstellen zu können, müssen die Vorgaben der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) eingehalten werden. Auf der Website der Steuerbehörde stehen Anleitungen, Musterformulare sowie die kostenlose Applikation eLohnausweis SSK zur Verfügung.

Wann der Lohnausweis vorliegen muss

Arbeitgeber sind nach Art. 127 Abs. 1 Bst. a DBG verpflichtet, ihren Arbeitnehmenden die erbrachten Leistungen schriftlich zu bescheinigen. Der Lohnausweis wird jährlich ausgestellt, bei Wegzug oder Todesfall einer oder eines Arbeitnehmenden sofort. Eine gesetzliche Kalenderfrist für die Zustellung besteht weder im Bundesrecht noch im Kanton Zürich.

Massgebend ist der Zeitpunkt, zu dem die Mitarbeitenden den Ausweis brauchen: Er ist der Steuererklärung beizulegen (Art. 125 Abs. 1 Bst. a DBG), im Kanton Zürich also vor dem 31. März. Davon zu unterscheiden ist die AHV-Lohnbescheinigung. Sie ist innert 30 Tagen nach Ablauf des Kalenderjahres abzurechnen (Art. 36 Abs. 2 und 3 AHVV) und muss damit spätestens am 30. Januar bei der Ausgleichskasse eintreffen.

Der Lohnausweis ist für die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter bestimmt. Acht Kantone — Basel-Stadt, Bern, Freiburg, Jura, Neuenburg, Solothurn, Waadt und Wallis — verlangen zusätzlich, dass Arbeitgeber ein Exemplar direkt der kantonalen Steuerverwaltung zustellen. Im Kanton Luzern ist die direkte Zustellung freiwillig. Im Kanton Zürich besteht keine solche Pflicht.